Neuer Mailserver (2012)

Wir ziehen momentan schrittweise alle Informatik-Benutzer auf einen neuen Mailserver um. Die Änderung betrifft alle Benutzer, die ihre Mails über den Informatik-Mailserver der RBG lesen (mail.in.tum.de). Insofern sind diejenigen Benutzer, die nur die Dienste ihres Lehrstuhls oder des LRZ nutzen, nicht von der Änderung betroffen.

Es entsteht für die Benutzer selbst kein Aufwand: Die bereits konfigurierten Mail-Programme funktionieren weiterhin (siehe jedoch die Bemerkungen im nächsten Abschnitt).

Unsere bisherigen Server sind sehr stark ausgelastet. Die Benutzer nehmen den Zugriff auf ihre Mails zunehmend als träge wahr. Das neue System zeichnet sich durch schnellere Storage-Anbindung aus, ferner wird eine modernere Mailserversoftware (Dovecot) eingesetzt, die durch Techniken wie Indexierung viele Operationen sehr schnell erledigen kann. In unseren Messungen kann man sehen, dass der neue Mailserver deutlich schneller arbeitet.

Was nicht mehr geht wie vorher

• Bitte achten Sie darauf, dass Sie für IMAP bzw. POP3 immer «mail.in.tum.de» verwenden. Andere Hostnamen wie nmail oder mailreader werden nach dem Umzug nicht mehr funktionieren!
• Filterregeln können nicht mehr in ".mailfilter" eingetragen werden. Stattdessen wird jetzt Sieve benutzt (siehe unten). Wir bemühen uns, die Mailfilter-Regeln im Rahmen des Umzugs möglichst exakt nach Sieve zu übersetzen.
• Demzufolge kann auch nicht mehr auf Logfiles von Mailfilter zugegriffen werden
• Bisher konnten die Benutzer auf Servern wie mailreader1, oder auf lxhalle in "home_mail" ihre Mails direkt einsehen, ohne IMAP oder POP3 zu benutzen. Diese Art des Mailzugriffs können wir mit dem neuen Mailserver nicht mehr anbieten. Wir haben diese Entscheidung getroffen, da diese Möglichkeit nur von verhältnismäßig wenigen Benutzern wahrgenommen wurde und dadurch die Performance-Einbußen, die mit einem solchen Setup verbunden sind, nicht gerechtfertigt scheinen.
• Die Ordnerstruktur von Shared Folders ändert sich etwas. In den meisten Fällen müssen Sie solche Ordner neu abbonnieren.

Für Fragen zu diesen Umgewöhnungen nehmen Sie bitte Kontakt mit der RBG unter rbg-system@in.tum.de auf.

Ablauf des Umzugs

Die Benutzer werden nicht alle gleichzeitig umgezogen. Wir benachrichtigen Sie, bevor wir Ihren Account umziehen. Während des Vorgangs können Sie eine Zeit lang keine Mails abrufen. Für die meisten Benutzer dauert dies jedoch nur höchstens 30 Minuten. Nur bei Benutzern mit sehr vielen Mails (ab einigen Gigabyte) kann der Vorgang mehrere Stunden dauern.

Auf der Seite https://ucentral.in.tum.de/cgi-bin/mailstatus.cgi wird Ihnen angezeigt, ob Ihr Account bereits umgezogen ist.

Filterregeln

Serverseitige Filterregeln werden am häufigsten für folgende Zwecke angewandt:

1. Automatische Antwort während des Urlaubs.
2. Automatische Weiterleitung an eine andere Email-Adresse
3. Aussortieren von Mails, die als Spam erkannt worden sind. Auf dem neuen Mailserver geschieht dies automatisch, wenn ein Ordner namens "Junk" oder "spam" existiert.

Die ersten beiden Aspekte können Sie sehr leicht über unseren Webdienst https://ucentral.in.tum.de/cgi-bin/sieveconfig.cgi einstellen.

Die meisten bestehenden serverseitigen Filterregeln sind sehr einfach und können daher von uns im Rahmen des Umzugs übersetzt werden. Falls Sie sehr komplizierte Regeln mittels Mailfilter konfiguriert haben, kann es sein, dass Sie nach dem Umzug Ihre Regeln noch einmal anpassen müssen. In diesem Fall werden Sie per E-Mail über diesen Umstand informiert.

Filter auf dem neuen Mailserver werden in der dafür spezialisierten Programmiersprache Sieve geschrieben. Der Zugriff erfolgt über das Protokoll „Managesieve“. Einige Mailprogramme bieten Managesieve-Plugins an.

Im folgenden Unterabschnitt ist beschrieben, wie Sie von der Kommandozeile die Sieve-Regeln editieren können. Die Anleitung richtet sich hauptsächlich an technisch interessierte Anwender. Falls Sie Ihre Filter hingegen nicht selbst programmieren möchten, können wir Ihnen helfen, wenn Sie den Helpdesk besuchen oder eine Mail an rbg-system@in.tum.de schicken.

Sieve-Filter für technisch versierte Benutzer

Am einfachsten können Sie Ihre Sieve-Regeln über den Webdienst https://ucentral.in.tum.de/cgi-bin/sieveconfig-advanced.cgi konfigurieren.

Außerdem ist auch das Editieren mit der Kommandozeile möglich. Dazu ist das Programm «sieveshell» in der Rechnerhalle und auf dem Server lxhalle installiert. Starten Sie es wie folgt:

sieveshell --tls mail.in.tum.de

(Wenn Sie einen eigenen Computer verwenden, müssen Sie noch Ihre Informatik-Kennung mit der Option «--authname kennung» angeben.)

Bei der Passwortabfrage geben Sie bitte Ihr Informatik-Passwort ein. Danach editieren Sie Ihr Sieve-Script mit dem Befehl «edit main». Beim ersten Mal wird hiermit ein neues Script erstellt, was ggf. mit "y" quittiert werden muss. Es wird ein Editor gestartet. Im Editor geben Sie ein Sieve-Script ein, wobei Sie sich am folgenden Beispiel orientieren können:

require ["fileinto", "mailbox", "copy", "envelope", "imap4flags"];

# Wenn kein eigenes Sieve-Script vorliegt, wird die folgende Regel per Default ausgeführt.
# Hiermit wird erkannter Spam in den Ordner "Junk" verschoben, wenn der Ordner existiert.
# NB: Alle Ordnernamen (außer INBOX selbst) fangen mit "INBOX." an.
if header :contains "X-Spam-Flag" "YES" {
    # So koennte man den Spam automatisch als gelesen markieren:
    # addflag "\\Seen";

    fileinto "INBOX.Junk";
    # Oder falls der Ordner automatisch erstellt werden soll:
    # fileinto :create "INBOX.Junk";
    stop;
}

# Benachrichtigungen des Virenscanners werden komplett verworfen:
if address :is "From" "virusalert@informatik.tu-muenchen.de" {
    discard;
    stop;
}

# Mails, die an "max.mustermann+zusatz@in.tum.de" adressiert sind,
# werden in den Ordner INBOX.zusatz abgelegt.
# Jeder Benutzer kann beliebige Adresszusätze nutzen.  Sie werden
# einfach mit einem "+" an die reguläre Email-Adresse angehängt.
if envelope :matches "to" "musterma+zusatz@*" {
    fileinto "INBOX.zusatz";
    # Wird hier ein "stop" eingefügt, so wird die untenstehende
    # redirect-Regel für die "zusatz"-Mails nicht ausgeführt:
    # stop;
}

# Eine Kopie jeder Mail an eine andere Email-Adresse schicken:
# (Durch Weglassen von ":copy" werden die Mails ausschließlich an die andere
# Adresse zugestellt.)
redirect :copy "user@example.com";

Mit «header» können beliebige Header-Felder abgefragt werden, wohingegen mit «address» E-Mail-Adressen geparset werden. Jeder Test kann mit «:matches» oder «:is» oder «:contains» gemacht werden.

Speichern Sie die Datei und beenden Sie den Editor. Danach sollte das Script noch mit dem Befehl «activate main» aktiviert werden (dies ist nur ein einziges Mal nötig). Die Sieveshell kann dann mit «quit» beendet werden.

Wiederherstellen versehentlich gelöschter Mails

Benutzer des neuen Mailservers können versehentlich gelöschte Mails selbst aus dem Backup heraussuchen. Dazu dient die Seite http://ucentral.in.tum.de/mailrestore.

-- Die RBG