Shared Folder in der MA Domäne
Funktionsadresse (Shared Folder für Mathematik)
- Funktionsadresse (Shared Folder für Mathematik)
- 1. Wichtige Informationen
- 1.1. Was ist eine Funktionsadresse?
- 1.2. Wie kann ich eine Funktionsadresse beantragen?
- 1.3. Wir haben keine E-Mail Adresse für das Projekt. Wie können wir diese beantragen?
- 1.4. Für welchen E-Mail Account kann ich Zugriff auf die Funktionsadresse beantragen?
- 1.5. Kann ich weitere Unterordner anlegen?
- 1.6. Kann ich Unterordner löschen?
- 1.7. Kann ich Abwesenheitsnotiz für die Funktionsadresse erstellen?
- 2. Anmelden über Webmail
- 3. Einrichten von Funktionsadresse
- 1. Wichtige Informationen
1. Wichtige Informationen
1.1. Was ist eine Funktionsadresse?
Bei einer Funktionsadresse werden eingehende E-Mails in einem IMAP-Ordner gespeichert, auf den alle Teilnehmer des Projektes Zugriff haben. Es kann auch weitere Unterordner geben, die allen Teilnehmern gleich angezeigt werden. Wenn ein Teilnehmer eine Mail löscht oder in einen Unterordner verschiebt, so wirkt sich dies auf alle Teilnehmer aus.
Wenn später weitere Teilnehmer zum Projekt dazukommen, bekommen sie auch Zugriff auf den Ordner der Funktionsadresse. Sie sehen dann auch Mails, die eingetroffen sind, bevor sie zum Projekt gehörten.
1.2. Wie kann ich eine Funktionsadresse beantragen?
Der Mitarbeiter, der auf die Funktionsadresse zugreifen will, soll eine E-Mail an support@ito.cit.tum.de mit folgenden Informationen schreiben:
Projekt E-Mail-Adresse
- Mathe E-Mail-Adresse des Mitarbeiters
1.3. Wir haben keine E-Mail Adresse für das Projekt. Wie können wir diese beantragen?
Auf gleiche Weise wie oben, also per E-Mail. Wie z.B. ito-hlp@ma.tum.de.
1.4. Für welchen E-Mail Account kann ich Zugriff auf die Funktionsadresse beantragen?
Nur für den Mathematik Account. Für Informatiker gibt es die Möglichkeit einen Shared Folder zu beantragen.
Auf unserer Wiki Seite finden Sie Näheres dazu.
1.5. Kann ich weitere Unterordner anlegen?
Ja, sie erscheinen unter dem Hauptordner wie z.B. Inbox/TestOrdner.
1.6. Kann ich Unterordner löschen?
ja, es ist möglich Unterordner zu löschen.
1.7. Kann ich Abwesenheitsnotiz für die Funktionsadresse erstellen?
Sie können im SSP Portal die Projekt E-Mail Adresse im Dropdown-Menü auswählen und dort eine Abwesenheitsnotiz erstellen. Weiterführende Infos sowie eine Anleitung finden Sie hier.
2. Anmelden über Webmail
Auf webmail.ma.tum.de loggen Sie sich mit folgenden Anmeldedaten:
. Kennung: Mathe-Kennung@projektname (mustemay@reisebue, wenn der Name mehr als 8 Zeichen enthält wird verkürzt)
. Passwort: Mathe-Passwort
Nach dem ersten Einloggen erscheint das Fenster wie auf dem Screenshot. Hier geben Sie den Anzeigenamen und die E-Mail Adresse des Projekst ein.
3. Einrichten von Funktionsadresse
3.1. Apple Mail Programm
Um einen neuen Mailaccount einzurichten, klicken Sie zuerst auf Mail und dann auf Accounts im Programm.
Im nächsten Schritt klicken Sie auf das + Zeichen und wählen Sie Add Other Account in der Liste aus.
Danach wählen Sie Mail Account aus.
Hier geben Sie die Projekt E-Mail Adresse und das eigene ITO/ma.tum Passwort ein. Bei Name kann man entweder den Projektnamen und eigenen Namen schreiben oder nur den Projektnamen schreiben.
In diesem Schritt geben Sie folgende Daten ein:
E-Mail-Adresse : Projekt E-Mail-Adresse
Username: ITO/ma.tum Kennung@Projektname (mustemay@reisebue, wenn der Name mehr als 8 Zeichen enthält wird verkürzt)
Passwort: ITO/ma.tum Passwort
Hier können Sie auch nur Mail auswählen. Wenn Sie für Notizen den Account des Projekts benutzen wollen, können Sie zusätzlich auch Notizen auswählen.
3.2. Windows Outlook 2016
Öffnen Sie das Programm und klicken Sie im Reiter File an.
Klicken Sie im geöffneten Fenster auf Add account.
Setzen Sie das Häckchen bei Manual set up additional server types und klicken Sie Next an.
Wählen Sie als Accounttyp POP aus und klicken Sie Next an.
Füllen Sie die Eingabefelder wie auf dem Screenshor aus und klicken Sie auf More settings.
E-Mail Adresse: projektname@ma.tum.de
- Username: Mathe-Kennung@Projektname (mustemay@reisebue, wenn der Name mehr als 8 Zeichen enthält wird verkürzt)
- Passwort: Mathe-Passwort
- Eingangsserver: mail.ma.tum.de, Port:995
- Ausgangsserver: mail.ma.tum.de, Port:465
Klicken Sie im Reiter Outgoing server an und wählen Sie die Einstellungen wie folgt aus.
Dann wählen Sie im selben Fenster im Rieter oben Advanced aus, ändern wieder die Einstellungen wie folgt und klicken Sie anschließend OK an.
Im erscheinenden Fenster geben Sie Ihren Username, die Serveradresse und Ihr ITO (ma.tum) Passwort ein und klicken Sie OK an.
Es werden Tests durchgeführt. Wenn diese erfolgreich abgeschlossen werden, können Sie Close anklicken, um fortzufahren. Ansonsten müssen Sie die Einstellung überprüfen und ändern.
Anschließend können Sie Finish anklicken, wenn Sie keinen weiteren Account hinzufügen wollen.
3.3. Windows Outlook 2019
Öffnen Sie das Programm und klicken Sie im Reiter File an.
Klicken Sie im geöffneten Fenster auf Add account.
Geben Sie die E-Mail Adresse des Projekts ein, setzen Sie das Häckchen bei Let me set up my account manually und klicken Sie Connect an.
Wählen Sie als Accounttyp POP aus und klicken Sie Connect an.
Geben Sie die Einstellungen wie auf den Screenshots ein.
Geben Sie hier Ihr ITO Passwort ein.
Geben Sie als Username ITO-Kennung@projektname ein (Projektname wird verkürzt, wenn er mehr als 8 Zeichen enthält.)
Klicken Sie schließlich OK an.
3.4. Apple Outlook 2019
Klicken Sie im Programm oben im Reiter Outlook an und wählen Sie in der Liste Einstellungen aus.
Dann wählen Sie im geöffneten Fenster Accounts aus.
Wenn Sie noch kein E-Mail Konto hinzugefügt haben, sehen Sie in der Mitte des Fensters den Knopf Konto hinzufügen. Um einen E-Mail Account hinzuzufügen , können Sie diesen Knopf oder das + Zeichen anklicken und wählen Sie Neues Konto... aus.
Geben Sie die E-Mail Adresse des Accounts aus, der hinzugefügt werden soll ein und klicken Sie Weiter an.
Dann füllen Sie die Eingabefelder im nächsten Fenster wie folgt aus:
- E-Mail Adresse: projektname@ma.tum.de
- Username: Mathe-Kennung@Projektname (mustemay@reisebue, wenn der Name mehr als 8 Zeichen enthält wird verkürzt)
- Passwort: Mathe-Passwort
- Accounttyp: IMAP
- Eingangsserver: mail.ma.tum.de, Port:993
- Ausgangsserver: mail.ma.tum.de, Port:465
und setzen Sie das Häckchen bei Verwende SSL zum Verbinden für beide Server und klicken Sie auf Konto hinzufügen.
Der Account wurde nun hinzugefügt. Sie können weitere Accounts hinzufügen oder mit Anklicken des Knopfs Fertig den Vorgang abschließen.
3.5. Thunderbird
Öffnen Sie Thunderbird und klicken Sie bei Konto einrichten E-Mail an.
Sie können diese Einstellungen auch über das Symbol mit 3 Strichen finden. Hierfür klicken Sie auf dieses Symbol und wählen Sie in der Liste Einstellungen aus.
Danach wählen Sie unter Einstellungen Konten-Einstellungen aus.
Im geöffneten Fenster sehen Sie unten links Konten-Aktionen. Klicken Sie diesen Knopf an und wählen Sie E-Mail-Konto hinzufügen.
Geben Sie Ihren Anzeigenamen, die Projekt-E-Mail Adresse und Ihr Mathe-Passwort ein und klicken Sie unten auf Manuell bearbeiten.
Dann füllen Sie die Eingabefelder im nächsten Fenster wie folgt aus:
- E-Mail Adresse: projektname@ma.tum.de
- Username: Mathe-Kennung@Projektname (mustemay@reisebue, wenn der Name mehr als 8 Zeichen enthält wird verkürzt)
- Passwort: Mathe-Passwort
- Eingangsserver: mail.ma.tum.de, Port:993
- Ausgangsserver: mail.ma.tum.de, Port:465
und klicken Sie Fertig an.
